Digitaal documentbeheer: bespaar tijd, krijg meer overzicht

Onlangs sprak onze accountmanager een zelfstandig onderneemster met een videoproductiebedrijf. Ze vertelde dat ze erg veel tijd kwijt was aan de administratie en de (papieren) ‘rompslomp’ die daarbij komt kijken. Dat vond ze jammer, want ze wil creatief bezig zijn. Klinkt dit bekend? Digitaal documentbeheer biedt uitkomst.

De boekhouding: het hoort er nu eenmaal bij. Tegelijk is het als ondernemer waarschijnlijk niet je favoriete klus. Al het papierwerk consequent ordenen in mappen, bonnetjes terugzoeken die je moest bewaren voor de fiscus… Al bij al kost dit veel tijd.

Stapels papier doorwerken?
Ook op kantoor zelf heb je te maken met papieren documenten. Belangrijke notities, klant- en personeelsdossiers, offertes en facturen: in veel organisaties liggen (nog) stapels papier. Dat kan zorgen voor onrust en inefficiëntie op de werkvloer. Ook wat betreft het beheer van digitale documenten valt er vaak een slag te maken. We horen van ondernemers regelmatig verhalen over een ‘chaotische mappenstructuur’, met tig van mapjes en collega’s die bestanden ‘tijdelijk’ ergens anders opslaan, om ze vervolgens nooit meer naar de juiste map te slepen.

Pogingen om ‘paperless’ te gaan
Dit alles was ook het geval bij de onderneemster in kwestie. Ze had al een paar pogingen gedaan voor een paperless office, maar dat kwam niet van de grond. Ze werd moedeloos bij de gedachte om alles handmatig in te scannen, ordenen én op te slaan.

Documenten digitaliseren

Bij Ricoh Document Center hebben we handige oplossingen om al je documenten wel eenvoudig te digitaliseren. Het enige wat je hoeft te doen is je documenten in te scannen vanaf een printer met een paar speciale functies. Je stelt zelf in waar je de documenten wilt opslaan. Vervolgens zorgt de juiste software ervoor dat alles op de juiste plek komt.

Natuurlijk, als je stapels papier hebt liggen, dan heb je dat niet allemaal in één uurtje gescand. Toch loont het de moeite. Want daarna scan je jouw documenten alleen nog maar per keer. Je wint die eerste ‘scantijd’ dus dubbel en dwars terug.

Overzichtelijk documentbeheer

Heb je eenmaal alles digitaal? Dan wil je dat alles overzichtelijk blijft en eenvoudig doorzoekbaar is, ook na jaren. Hiervoor kan een documentbeheersysteem uitkomst bieden. Dit is een digitaal archief, dat zeer eenvoudig doorzoekbaar is. Hierdoor krijg je meer inzicht en grip op je documentstromen, heb je altijd en overal inzicht én is er geen papieren archief meer nodig.

Tijd besparen
Door documenten te digitaliseren en te kiezen voor een professioneel documentbeheersysteem, bespaar je veel tijd. Dat ondervindt de onderneemster met haar videoproductiebedrijf inmiddels ook. Papieren bonnetjes en facturen? Die scant ze voortaan direct in, waarna ze worden opgeslagen in de juiste map. Zij en haar collega’s hebben hier geen omkijken meer naar. En hebben ze een document na lange tijd weer eens nodig? Dankzij het eenvoudig doorzoekbare archief hebben ze ‘m zo gevonden.

Met de juiste documentoplossingen werken jij en je collega’s dus een stuk prettiger, met méér overzicht. En kan je je richten op dat wat er echt toe doet: jouw business.

Ook prettiger werken, met meer overzicht en minder papier?

De kansen liggen voor het oprapen. Neem vooral eens contact met ons op om vrijblijvend van gedachten te wisselen. We geven graag enkele tips waarmee je tijd en kosten bespaart: 024 366 09 20 / www.rdcnijmegen.nl / info@rdcnijmegen.nl