Altijd en overal efficiënt samenwerken op afstand met document beheer

woensdag 24 februari 2021

Samenwerken op afstand. Vanuit huis, op kantoor of onderweg. Hoe faciliteer je dit optimaal? Hoe richt je een omgeving in waar mensen altijd en overal efficiënt met elkaar samenwerken? Waar ruimtes en werkplekken zijn afgestemd op tijd- en plaatsonafhankelijk werken? En waar iedereen zich welkom en veilig voelt, omdat iedereen altijd goed geïnformeerd is? Terwijl iedereen altijd toegang heeft tot de juiste informatie middels digitaal document beheer? Ontdek de kansen en mogelijkheden.

• Wat is optimaal samenwerken op afstand? 
• Trends en ontwikkelingen 
• Waarom (digitaal) samenwerken op afstand? 
• Voordelen 
• Hoe faciliteer je samenwerken op afstand? 
• Praktijkverhalen 
• Starten met samenwerken op afstand 

Wat is optimaal samenwerken op afstand?

Samenwerken op afstand houdt in dat iedereen in je organisatie in staat is om vanaf elke locatie soepel te werken. Medewerkers werken waar en wanneer ze maar willen – bijvoorbeeld thuis of op kantoor. Dankzij geavanceerde technologie en tools is dit mogelijk. Denk aan een hoogwaardige videovergaderoplossing en slimme document management in de cloud. Samenwerken op afstand noemen we ook wel hybride werken, waarbij medewerkers een aantal dagen per week kantoor afwisselen voor thuiswerken.

Optimaal samenwerken op afstand vraagt om een werkomgeving die hierop ingericht is. Met voldoende ruimtes waar medewerkers soepel vergaderen en werken. En met mogelijkheden om ruimtes en werkplekken vooraf te reserveren én ‘aan de achterkant’ te beheren.

 

Trends en ontwikkelingen

Vandaag de dag ontdekken steeds meer organisaties het gemak van samenwerken op afstand. Zo blijkt uit onderzoek dat maar liefst 80% van de organisaties de ambitie heeft om voor 2025 te investeren in technologie om op afstand samenwerken mogelijk te maken. Het gaat dan om investeringen in bijvoorbeeld videovergaderoplossingen en virtuele werkplekken. Denk aan online meetingrooms, slimme workflowapps en geavanceerde devices die medewerkers in staat stellen om soepel met elkaar samen te werken.

 

Waarom (digitaal) samenwerken op afstand?

Als je samenwerken op afstand goed faciliteert , snijdt het mes aan verschillende kanten. Zo kan digitaal samenwerken de medewerkerstevredenheid een impuls geven. Medewerkers kunnen hun werkdag dan flexibeler indelen. Zij hebben een kortere reistijd en online vergaderen is doorgaans een stuk efficiënter. Hier ligt een kans voor een betere work-life balance, hoewel het belangrijk is dat je hierbij oog houdt voor de valkuil van veel medewerkers om thuis langer door te werken.

Ook procesmatig biedt samenwerken op afstand voordelen. Zo houd je meer grip en overzicht op processen door digitaal document beheer. Informatie en documenten zijn dan voor iedereen op elk moment beschikbaar. Medewerkers kunnen ook tegelijkertijd in hetzelfde document samenwerken, wat resulteert in nog meer efficiency.

 

Wat zijn de voordelen van samenwerken op afstand?

De belangrijkste voordelen van samenwerken op afstand op een rij:

• Werk waar en wanneer je wilt
• Minder reistijd
• Efficiënter (online) vergaderen en overleggen
• Tijden flexibeler indelen; betere work-life balance
• Altijd toegang tot de juiste documenten (in de cloud) middels digitaal document beheer

 

Hoe faciliteer je samenwerken op afstand?

Wil je ook een prettige werkomgeving creëren voor je medewerkers, waar zij zich ook bevinden? Denk bij de ondersteuning van samenwerken op afstand in elk geval aan de volgende punten:

• Videovergaderoplossing
  Videovergadertools zijn er in alle soorten en maten. Bepaal welke videovergaderoplossing past bij de wensen en behoeften in jouw organisatie. Kies in elk geval een veilige en professionele oplossing met zo hoogwaardig mogelijke beeld- en geluidskwaliteit. Dit draagt bij aan een optimale vergaderbeleving voor klanten, relaties en medewerkers.
• Werkomgeving inrichten met de juiste apparatuur (thuis én op kantoor)
  Voorzie medewerkers thuis van de juiste apparatuur en faciliteiten, zodat zij prettig kunnen werken. Denk aan ergonomische voorzieningen zoals verstelbare bureaus en bureaustoelen. Maar ook aan geavanceerde communicatieoplossingen waarmee je online documenten deelt en met meerdere collega’s tegelijk in één document kunt werken.
  Zorg ook dat je de vergaderruimtes op kantoor uitrust met de juiste videovergadermiddelen en geavanceerde AV-apparatuur, zoals monitors en interactive whiteboards. Tijdens een online vergadering op kantoor wil je immers dat iedereen in de vergaderruimte profiteert van optimale beeld- en geluidskwaliteit.
• Online documenten delen
  Bij samenwerken op afstand is het essentieel dat medewerkers op elk moment toegang hebben tot de juiste informatie en documenten. Door te kiezen voor document beheer in de cloud maak je dat mogelijk. De cloud maakt het mogelijk om documenten te raadplegen, te delen en gelijktijdig te bewerken. In een document management systeem worden daarnaast alle acties gelogd. Zo kunnen collega’s voor wie dit relevant is, 24/7 de status van een bepaald project of proces inzien.
• Online werkplekbeheer
  Hoe houd je grip op de kantoorbezetting, als medewerkers kantoor steeds vaker afwisselen voor thuis? Met online werkplekbeheer in de cloud reserveren medewerkers eenvoudig zelf een vergaderruimte of werkplek vanuit huis. Zo weten medewerkers zeker dat zij veilig naar kantoor kunnen en dat er plek vrij is. Ook zien zij eenvoudig welke collega’s naar kantoor komen en waar zij te vinden zijn. ‘Aan de achterkant’ ziet de facility afdeling precies hoe de bezetting op kantoor is en welke werkplekken er wel of juist niet vaak worden gebruikt, op elk moment moment van de dag. Werkplekken kunnen dan ook flexibel aan- en uitgezet worden, zodat medewerkers deze wel of (tijdelijk) niet kunnen reserveren.
• Uitgifte via smart lockers
  Hoe zorg je dat medewerkers doorlopend toegang hebben tot bijvoorbeeld bruikleenmiddelen zoals stekkerdozen en projectoren, als ook de medewerkers van IT steeds vaker samenwerken op afstand? Dan zijn smart lockers een oplossing. Met een persoonlijke pas openen medewerkers dan zelf een locker en pakken zij de spullen die zij nodig hebben om soepel te kunnen werken. Smart lockers zijn ook een goede oplossing voor de uitgifte van fysieke post en pakketten van medewerkers. Met de smart lockers halen zij de post af wanneer hen dit het beste uitkomt.
• Beheer op afstand van AV en IT
  Kijk ook hoe je de faciliteiten en IT-infrastructuur proactief beheert. Als je dit uitbesteedt aan een externe partner, dan vinden updates van de software en apparatuur automatisch plaats. Een eventuele storing kan op afstand direct worden opgelost. Zo weet je zeker dat samenwerken op afstand altijd doorgang kan vinden.
• Digitale informatieschermen, virtuele receptie
  Hoe zorg je dat medewerkers zich welkom én veilig voelen, als zij minder vaak op kantoor komen en ook collega’s vaker thuiswerken? Informeer hen direct bij binnenkomst optimaal. Bijvoorbeeld met digitale informatieschermen of digital signage. Een virtuele receptie biedt mogelijkheden voor registratie. Ook kan de virtuele receptie medewerkers en gasten de weg wijzen naar de juiste werkplek of meetingroom.

Uiteraard wil je ook dat medewerkers die vanuit huis werken maximaal gefaciliteerd worden in samenwerken op afstand. Doe daarom je voordeel met 10 tips voor een prettige werkomgeving, geef medewerkers tips en adviezen voor een goede thuiswerkbalans en wees je bewust van de impact van thuiswerken op medewerkers.

 

Praktijkverhalen

Hoe faciliteren andere organisaties samenwerken op afstand? Hoe ervaren zij dit en wat levert het op? Lees de ervaringsverhalen:

• Visma | Raet: houdt grip op de personeelsbezetting op kantoor, dankzij flexibel werkplekbeheer in de cloud. Medewerkers reserveren zelf eenvoudig een werkplek.
• Van Leeuwen Buizen: faciliteert samenwerken op afstand met geavanceerde tooling om online te vergaderen, waaronder een videovergaderoplossing, interactive whiteboards en een oplossing voor draadloos presenteren.
• Wavin: richtte het kantoor in met o.a. geavanceerde videotools, presentatieschermen en een optimale printinfrastructuur. Zodat medewerkers en senior managers over de hele wereld optimaal kunnen samenwerken. En zodat informatie altijd en overal voor iedereen beschikbaar is.
• Den Ouden Groep en Vic Obdam Staalbouw: kozen voor een interactive whiteboard, waarmee het onder meer mogelijk is om notulen en bouwtekeningen direct na een overleg met opdrachtgevers en partners te delen.

 

Starten met samenwerken op afstand: download het e-book

Wil je ook dat medewerkers altijd en overal prettig samenwerken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.