EJP Financial Astronauts

Post(verwerking) digitaliseren en online samenwerken

Onder de noemer ‘Financial Astronauts’ houdt accountants- en advieskantoor EJP ondernemers en organisaties op koers. Door hen belangrijk (administratief) werk uit handen te nemen. En hen maximaal te ondersteunen met onder meer financieel en fiscaal advies, accountancy, audits en salarisadministratie. Zo’n 55 Financial Astronauts zetten zich dagelijks in om organisaties in de meest uiteenlopende branches tot ongekende hoogten te laten stijgen. Zodat zij én hun resultaten ‘gaan als een raket’. Dit doen zij vanuit de vestigingen in ’s-Hertogenbosch, De Bilt en Amsterdam.

Uitdaging

Als de printers bij EJP in Den Bosch aan vervanging toe zijn, is dat een mooi moment om de huidige wensen onder de loep te nemen. Peter Hendriks, Applicatiebeheerder bij EJP: “Wij ontvangen nog steeds veel fysieke post. Een medewerker bracht die stukken naar de cliëntverantwoordelijke. Maar vaak moet ook de accountant, fiscalist of administratief medewerker ernaar kijken. De cliëntverantwoordelijke kopieerde de post dan en bracht de kopieën naar zijn collega’s. Uiteindelijk scanden we de post en archiveerden we deze handmatig in AFAS. Voor post die per e-mail binnenkomt, geldt hetzelfde. Alleen werd deze digitaal heen en weer gestuurd. Dat kostte veel tijd. We wilden dit slimmer doen. Helemaal nu we vaker op afstand werken. Daarom wilden we ook een oplossing om online samen te werken.”

Oplossing

EJP is al jaren tevreden klant bij Ricoh. Daarom installeert Ricoh ook deze keer twee multifunctionele printers, voorzien van een AFAS-koppeling. Peter: “Fysieke post scannen we in, waarna deze via een workflow automatisch in het juiste klantdossier in AFAS wordt opgeslagen. De geadresseerde én andere betrokken specialisten ontvangen een e-mail met de gescande post. Post die via e-mail binnenkomt, wordt ook direct gearchiveerd in AFAS.” Omdat EJP werkt met vertrouwelijke informatie, voorziet Ricoh de printers ook van beveiligd printen. Peter: “Pas als je je persoonlijke code invoert, rolt je printopdracht uit de printer.” Tot slot kiest EJP ook voor een interactive whiteboard. Hiermee kunnen collega’s o.a. videovergaderen en presentaties geven.

Resultaat

De oplossingen leveren EJP veel op. “Het secretariaat bespaart zeker 4 uur per week op het rondbrengen van post. Ook hoeft de cliëntverantwoordelijke de post niet zelf ook nog te kopiëren, naar collega’s te brengen en handmatig te archiveren in AFAS. Alle betrokkenen krijgen een notificatie als er post klaarstaat en kunnen direct aan de slag. De doorlooptijden zijn korter en klantdossiers zijn altijd compleet.” Ook het interactive whiteboard brengt veel gemak. “Tijdens een videovergadering of presentatie kun je op het whiteboard notities maken. Na afloop stuur je deze met één druk op de knop naar alle deelnemers. Groot voordeel is dat we draadloos en vanaf eigen devices kunnen inloggen op het whiteboard.” Ook is EJP tevreden met de service van Ricoh. “Eén belletje en het wordt direct voor je geregeld. Super!”