Adoptie van e-invoicing: in gesprek met de Nederlandse Peppolautoriteit

In de vierde aflevering van de podcast DigiFinance praatten Patrick en ik al over het belang, het gemak en de voordelen van e-invoicing. En hoe je ermee kunt starten in jouw organisatie. Dit keer hebben we een gast in de studio: Jorden van der Wateren, Coördinator bij de Nederlandse Peppolautoriteit. We praten met hem over zijn visie op adoptie van e-invoicing.

De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) is een publieke organisatie die toezicht houdt op Peppol: het grootste e-invoicing-netwerk ter wereld. De autoriteit controleert of alles volgens de regels gebeurt en of het veilig gaat. Daarnaast houden ze zich bezig met de adoptie van e-invoicing in Nederland. De NPa voert deze taken uit in dienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Wereldwijd netwerk

Jorden licht toe: “Peppol is een soort afsprakenstelsel over hoe we facturen met elkaar uitwisselen en hoe die eruitzien. Er worden standaarden gesteld. In de wereld zijn er momenteel zo’n negentien Peppolautoriteiten. Dit biedt dus enorme kansen om niet alleen in Nederland, maar wereldwijd e-invoicing toe te passen. Hiermee zouden we miljarden kunnen besparen. Toch maakt e-invoicing maar langzaam zijn intrede in de markt.”

Verschil in branches

Patrick en ik vragen ons af hoe dat dan komt. Het netwerk is er, de Peppolautoriteit, er zijn afspraken en standaarden. Alles is dus gereed voor e-invoicing om te werken. En dat doet het ook al in bepaalde branches, zoals de farmacie, retail en levensmiddelenindustrie. Volgens Jorden blijven andere branches achter om twee redenen. Hij vertelt: “Er zijn veel oplossingen die het versturen van een digitale factuur heel makkelijk maken, zoals een pdf. Men is dat gewend, dat is moeilijk loslaten. Daarbij denkt men dat het handmatig versturen van facturen niet veel kost. Maar mensen zijn zich niet bewust van de enorme ‘verborgen’ kosten. Zo maken mensen gemakkelijk typ- of interpretatiefouten, wat o.a. heel veel tijd kost.”

Extra wensen op standaarden

“Daarbij zijn er wel standaarden, maar hebben branches vaak hun eigen aanvullende wensen als het gaat om factuurinformatie”, vertelt Jorden verder. Zo heb je in de bouwsector bijvoorbeeld de DICO-standaard. Dit maakt dat organisaties uit verschillende branches een drempel over moeten om met elkaar te kunnen communiceren, ondanks dat ze gebruikmaken van hetzelfde netwerk. En dat houdt ze tegen.”

De drempel over

Maar wat nu als organisaties wél massaal die drempel overgaan en kiezen voor e-invoicing? Naast dat we dus miljarden zouden besparen, vertelt Jorden: “Facturen zijn dan veel makkelijker te verwerken in je eigen administratie. En ze worden eerder goedgekeurd, omdat er geen foutmarge meer is. Ook heb je direct inzichtelijk hoe het ervoor staat met je bedrijf. Je hebt dus meer grip op je financiële situatie en betere én snellere inzichten. Dit is niet alleen interessant voor grote organisaties, maar ook zeker voor kleinere partijen.”

E-invoicing verplichten?

Jorden vervolgt: “Het is onze ambitie om daar naartoe te groeien. Ook vanuit de overheid is er de wens om deze processen meer te automatiseren. Maar hoe gaan we dat voor elkaar krijgen? Organisch verloopt de adoptie van e-invoicing veel te traag. Ik denk dat nog geen 10% van alle facturen in Nederland via e-invoicing wordt verstuurd. Daarom denken we erover na om het verplicht te maken. In landen om ons heen gebeurt dit al. Daarnaast willen we mkb’ers makkelijker toegang geven tot het Peppolnetwerk. Zodat een groter deel van de Nederlandse ondernemers via e-invoicing kan werken.”

Van 4- naar 6-corner model

E-invoicing verplichten… kunnen we dat wel? Misschien als we van het 4-cornermodel overstappen naar een 5- of 6-cornermodel? Volgens Jorden moet dat kunnen, als de Nederlandse Belastingdienst dat zou implementeren. Jorden: “Dan kan e-invoicing echt een vlucht nemen. Alle informatie die je dan nodig hebt voor een factuur, moet je dan al aanleveren bij de Belastingdienst. Die informatie kun je dan dus ook makkelijk met leveranciers en klanten delen. Ik denk dat we dit binnen drie tot vijf jaar zouden moeten kunnen bereiken. Maar ik vraag me af of het echt gebeurt.”

Grote bedrijven als voorbeeld

Patrick en ik vragen Jorden of het dan niet de taak is van de NPa om ervoor te zorgen dat alle bedrijven, groot en klein, goed kunnen onboarden op het netwerk. Jorden: “Ja, dat is zo. Als de onboarding makkelijk wordt, en we grote bedrijven daarin kunnen ondersteunen, kunnen we meters maken. Als grote bedrijven van al hun leveranciers vragen om gebruik te maken van e-invoicing, gaat het snel. Grote partijen kunnen echt een voorbeeld zijn voor de rest van de markt. Wij gaan ons uiterste best doen om hen te ondersteunen.”

Luister de podcast

De hele podcast terugluisteren? Dat kan hier. Wil je een melding ontvangen zodra er een nieuwe podcast live staat? Abonneer je dan op ons Spotify-kanaal DigiFinance of laat via dit formulier je gegevens achter om de nieuwe podcasts direct in je mailbox te ontvangen.

Checklist e-invoicing

Benieuwd hoe ook jouw bedrijf succesvol aan de slag kan gaan met e-invoicing? Download de checklist. Of lees meer uitgebreide informatie over e-invoicing. Ontdek hoe het werkt, wat de voordelen zijn en hoe Maasstad Ziekenhuis al profiteert van e-invoicing.