5 trends rondom Workplace management voor Facility

Tegenwoordig heeft de afdeling Facility een veel grotere rol in organisaties dan vroeger. De afdeling kan bijvoorbeeld medewerkers efficiënter en productiever laten werken. De rol van Facility is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Zeker nu Facilty steeds meer gevraagd wordt om nieuwe diensten te bieden, die bijdragen aan een gezonde, prettige en aantrekkelijke werkomgeving.

Met ‘workplace management’ stem je met behulp van technologie de werkomgeving zo goed mogelijk af op de (interne) gebruiker en de activiteiten die in het gebouw plaatsvinden. Hoe kan Facility workplace management optimaal inzetten om het werkplezier van medewerkers te vergroten? Dit kan met 5 trends in workplace management. In dit artikel leg ik uit wat deze trends inhouden en hoe Facility ze kan toepassen.

Trend 1: de flitsmedewerker
Nieuwe generaties beginnen aan het zakenleven. Vooral Generatie Z is nu actief. Veel van deze mensen, die zijn geboren tussen 1997 en 2012, verlangen steeds meer naar snelheid en flexibiliteit. Wanneer zij de arbeidsmarkt opgaan, hebben ze dezelfde verwachtingen van het bedrijfsleven. Ze worden naast flitsconsument ook flitsmedewerker.

Als flitsmedewerkers verlangen zij naar de flexibiliteit van een 24/7-economie. Ze hebben doorgaans geen 9-tot-5-mentaliteit. En verwachten dit ook van de organisatie waar zij werken. Met workplace management kan Facility (indirect) een belangrijke rol spelen in het aantrekken en behouden van deze medewerkers.

Hoe kan Facility hier workplace management toepassen?
Hoe dan? Nou, bijvoorbeeld door diensten continu aan te bieden. Zoals de online mogelijkheid om 24/7 een werkplek te boeken, aan te melden voor een vergadering of een lunch te reserveren. Facility kan ook producten continu aanbieden. Bijvoorbeeld via een portal waar medewerkers 24/7 bijvoorbeeld verbruiksartikelen, kantoormaterialen of iets voor hun thuiswerkplek kunnen bestellen. Via zogenoemde smart lockers kunnen medewerkers deze artikelen vervolgens 24/7 afhalen.

Trend 2: Bricks, Bytes, Behaviour & Belonging
Een andere manier om medewerkers aan te trekken en te behouden, is het bieden van een flexibele werkplek, zowel thuis als op kantoor. De zogenoemde 4 B’s gaan hierin een stap verder. Deze worden namelijk toegepast om draagvlak te creëren voor grote veranderingen binnen een organisatie.

Met de 4 B’s kan een organisatie bijvoorbeeld makkelijker een hybride werkbeleid implementeren. Door middel van een productieve, flexibele (thuis)werkplek (Bricks), makkelijk te gebruiken technologie en software (Bytes), het gewenste, productieve gedrag van medewerkers (Behaviour) en de betrokkenheid van de medewerkers bij de verandering (Belonging).

Hoe kan Facility hier workplace management toepassen?
Naar mijn mening wordt de trend van de 4 B’s steeds belangrijker en actueler, onder andere door hybride werken. Facility kan met workplace management een grotere rol spelen om de 4 B’s in balans te krijgen.

Facility kan hierop inspelen door medewerkers de diensten en producten te leveren waarmee ze productief, efficiënt en plezierig kunnen werken. Bijvoorbeeld een goede bureaustoel, notebookstand of een bureau.

Trend 3: autonomie
Hoe breng je dan het gewenste, productieve werkgedrag (Behaviour) en betrokkenheid van medewerkers (Belonging) tot stand? Hier komt de derde trend om de hoek kijken: autonomie. Autonomie houdt in dat medewerkers zelf hun werkdagen op een prettige manier kunnen indelen. Dit houdt ook in dat medewerkers zelf mogen kiezen wanneer ze thuis of op kantoor werken. Dit bevordert ook de gezondheid van je medewerkers.

Hoe kan Facility hier workplace management toepassen?
Ten eerste kan Facility de flexibiliteit aanjagen door medewerkers de mogelijkheid te geven om makkelijk online werkplekken te reserveren. Zo komen medewerkers sneller (gedeeltelijk) naar kantoor. Ten tweede is een hybride werkmodel essentieel, waarmee medewerkers hun eigen werkdagen kunnen inplannen.

Daarnaast kan het kantoor dienen als een sociaal vangnet. Gaat het minder goed met een collega? Dan kun je dat beter in de wandelgangen beoordelen dan wanneer je de collega alleen online ziet. Een ontmoetingsruimte kan hierin niet ontbreken. Deze ruimte biedt medewerkers de mogelijkheid om over onderwerpen te praten die niet gerelateerd zijn aan werk.

Trend 4: vereenvoudigen van infrastructuren
Medewerkers hebben al snel veel tools waar ze in werken. Medewerkers werken dus ook in tal van diverse systemen en moeten hier continu tussen switchen. Dit betekent dat je als organisatie al snel te maken hebt met tal van verschillende ‘digitale infrastructuren’.

Ik kan me voorstellen dat het veel makkelijker zou zijn als medewerkers de tools en systemen in één omgeving kunnen gebruiken. Eén platform waar alles geïntegreerd is, bijvoorbeeld in de cloud. Naar mijn mening zal deze trend steeds meer een standaard worden in het bedrijfsleven. Hier is ook een rol weggelegd voor Facility.

Hoe kan Facility hier workplace management toepassen?
Om alle tools en systemen te integreren in één omgeving, is het belangrijk dat de software hybride te gebruiken is: vanaf de computer én de telefoon. Ik voorzie namelijk dat medewerkers steeds meer gebruik gaan maken van één platform, zolang deze maar eenvoudig te bedienen is. Daarnaast is communicatie onmisbaar voor een goede adoptie. Laat weten dat het platform er is, hoe het werkt en wat de voordelen zijn. Niemand hoeft meer vele tools of systemen in de gaten te houden.

Trend 5: digital workplace services
Met digital workplace services kan een organisatie een digitale werkplek inrichten en zo een optimaal mogelijke werkervaring bieden aan medewerkers. Digital workplace services zijn bijvoorbeeld: digitale bewegwijzering, sensoren, slimme verwarmingssystemen in vergaderruimtes, het online reserveren van werkplekken en de mogelijkheid om makkelijk een servicemelding te doen.

Hoe kan Facility hier workplace management toepassen?
Om de digitale werkplek zo goed mogelijk te faciliteren, kan Facility onder andere gebruikmaken van sensoren. Bijvoorbeeld om de meest gebruikte looproutes te bepalen, om de temperatuur in een vergaderzaal te meten en om na te gaan of een bepaalde werkplek veel gebruikt wordt.

Met deze inzichten kan Facility beslissingen nemen die de efficiëntie en het comfort van medewerkers bevorderen. Deze beslissingen kunnen kosten besparen en bijdragen aan het milieu. Dit vraagt om de inzet van meer digital workplace services. Bijvoorbeeld: staat een verdieping na 15.00 uur leeg? Dan kan Facility hier de lichten en verwarming uitdoen. Dit reduceert de CO₂-uitstoot.

En nu… Verandermanagement
Kortom: met deze 5 trends kan Facility workplace management optimaal inzetten om het werkplezier van medewerkers te vergroten. Denk er wel aan: de trends toepassen in de praktijk kan uitdagender zijn dan de theorie. In dat geval sta ik voor je klaar. Als specialist in ICT en Samenwerken werk ik samen met Facility om workplace management succesvol in te zetten.

E-book: Werken vanaf nu
Hybride werken is een essentieel onderdeel van de 5 trends. In dit e-book lees je tips en adviezen over hybride werken. En ontdek je hoe andere organisaties dit aanpakken.