Categorie: Artikel

Steeds meer bedrijven letten op duurzaamheid en zijn bezig met digitaliseren. Een positieve trend die zorgt dat er steeds minder geprint hoeft te worden. Ondanks deze trend blijft een zakelijke printer op kantoor essentieel. Zo print de afdeling human resources vaak de sollicitaties en cv’s uit voor tijdens een sollicitatiegesprek, maakt sales graag een hand-out van een presentatie om voor te leggen aan een klant en kiest management ervoor om belangrijke documenten uitgeprint te ondertekenen en archiveren.

Naast bovenstaande verschillen in toepassing – welke andere functionaliteiten van een printer vragen – zien we dat tussen bedrijven of afdelingen binnen bedrijven ook grote variatie in afdrukvolumes bestaan. Dat maakt de keuze van een juiste kantoorprinter moeilijker dan het op het eerste gezicht lijkt. Je moet bij de keuze voor een zakelijke printer onder andere rekening houden met de afdrukvolumes binnen het bedrijf of per afdeling, de noodzaak om in kleur of alleen zwart-wit te printen, de optie om te kunnen scannen en/of kopiëren en het wel of niet kunnen afdrukken op afstand. In dit artikel helpen we graag bij het maken van de juiste keuze voor een zakelijke printer.

Waar moet je op letten bij de keuze voor een zakelijke printer?

De wensen en behoeften per bedrijf en afdeling kunnen verschillend zijn bij de keuze van een zakelijke printer. Het is daarom belangrijk alle wensen en behoeften van collega’s in kaart te brengen. Houd naast de standaard wensen voor printen zoals afdrukvolume, snelheid, kleur of zwart-wit en papierformaat ook rekening met de volgende vragen bij de keuze van een printer:

• Voldoet de printer die ik nu kies over 3 of 4 vier jaar nog steeds?
• Is de printer eenvoudig te bedienen? Dit verhoogt de productiviteit van medewerkers enorm.
• Is de printer uitgerust met de laatste veiligheidseisen die data-lekken voorkomen?
• Wat zijn de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf en welke printers voldoen hieraan? Bijvoorbeeld tonerverbruik, dubbelzijdig printen en energiebesparing

Het is verstandig deze vragen eerst te beantwoorden, voordat je verder gaat met het kiezen van de juiste zakelijke printer.

Populaire printers voor verschillende bedrijfsgroottes

De grootte van een bedrijf blijkt een belangrijke factor in de wensen en eisen die aan printers worden gesteld. Wij zetten daarom graag voor de volgende bedrijfsgroottes een aantal populaire zakelijke printers op een rij:

1. Zakelijke printers voor kleine bedrijven
2. Kantoorprinters voor MKB
3. Multifunctionele printers voor grote bedrijven

1. Zakelijke printers voor kleine bedrijven

Veel kleine bedrijven denken dat een zakelijke printer enkel maar hoeft te printen. Toch is het belangrijk om te kijken welke documenten moeten worden geprint en of kopiëren en scannen op de lange termijn handige opties zijn om over te beschikken. Daarnaast is het heel belangrijk om een veilige printer te kopen die data-lekken bij printers voorkomt. En natuurlijk is het belangrijk om bij de keuze van een printer te kijken naar het benodigde afdrukvolume, of alleen in zwart-wit printen volstaat of dat in kleur printen nieuwe mogelijkheden kan bieden voor de manier van werken.

Ricoh P800 Kantoorprinter Geschikt voor kleine printopdrachten A4 zwart-wit printer Compacte oplossing voor klein kantoor Beveiligd en snel afdrukken Energiezuinig Hoog rendement tot 25.000 afdrukken per toner	Ricoh IM 350 All-in-one printer Meest gekozen voor sales afdelingen A4 zwart-wit printer Afdrukken, kopiëren en scannen Eenvoudig te bedienen met het Smart Operation Panel Mobiel printen (via iOS/Android) Compact, en stil en duurzaam	Ricoh IM C300 Intelligente Multifunctional Veel gebruikt door marketing- en communicatieafdelingen A4 kleurenprinter Afdrukken, kopiëren en scannen Voor kleinbedrijf met hoog afdrukvolume Schaalbaar; opties voor documentverwerking die meegroeien met je bedrijf Beveiligd afdrukken

2. Kantoorprinters voor het MKB

Kantoorprinters voor het midden- en kleinbedrijf hebben vaak een hogere afdruksnelheid nodig. Denk aan minimaal 30 pagina’s per minuut. Er wordt over het algemeen meer geprint. Er dient ook goed gekeken te worden naar de afdrukvolumes per afdeling. Mogelijk zijn daarom verschillende printers nodig voor iedere afdeling. Je kan ook kiezen voor zakelijke printers die meegroeien met je bedrijf. Steeds meer MKB-bedrijven kiezen hiervoor. Bij deze schaalbare printers kan je makkelijk functies kiezen die je wel of niet nodig hebt. Als je merkt dat afdrukvolumes stijgen of medewerkers meer vanuit de cloud willen gaan printen kan je deze opties makkelijk koppelen.

 

Ricoh MP 305+SP Multifunctionele Printer Geschikt voor standaard dagelijkse printjes A4 & A3 zwart-wit printer Afdrukken, kopiëren en scannen Compacte oplossing voor op of bij bureau Zeer stille werking, ideaal voor kantoortuin Afdruksnelheid 30 pagina’s per minuut	Ricoh IM C2500 Multifunctionele printer Zeer geschikt voor printen van bijv. personeelsdossiers A4 & A3 kleurenprinter, Afdrukken, kopiëren en scannen Afdruksnelheid 25 pagina’s per minuut Schaalbaar; opties voor documentverwerking die meegroeien met je bedrijf Veilig en duurzaam	Ricoh IM C6000 Intelligente Printer  Ideaal voor printen van facturen en officiële documenten A4 & A3 kleurenprinter, Afdrukken, kopiëren en scannen Zeer snel printen tot 60 afdrukken per minuut Hoge resolutie in levendige kleuren Makkelijk opschalen naar Cloud Printing

3. Multifunctionele printers voor grote bedrijven

De overheid stelt steeds meer eisen aan privacy en veiligheid. Het is voor grote bedrijven daarom zeer belangrijk dat een printer veilig is. Daarnaast wil je graag zo snel mogelijk documenten, facturen en spreadsheets printen. Je wilt niet moeten wachten totdat een collega klaar is met printen. Bij de keuze van een zakelijke printer voor grote bedrijven of bedrijven met hoge afdrukvolumes is het daarom belangrijk dat een printer over verschillende functies beschikt voor het zo efficiënt mogelijk printen. Denk hierbij aan printen vanaf je mobiel, het netwerk of vanuit de cloud. Moet je veel documenten scannen of kopiëren? Bijvoorbeeld voor het digitaliseren van dossiers? Dan is het fijn dat je volledige dossiers in één kopieerlade kan leggen en dat het automatisch allemaal naar je e-mail of een bepaalde map op je computer wordt gestuurd.

 

Ricoh IM C5500A Intelligente printer Meest gekozen door HR A4 & A3 kleurenprinter Afdrukken, kopiëren en scannen Zeer snel printen tot 55 afdrukken per minuut. Beveiligd printen met Always Current Technology Verificatie via pas (veiligheid)	Ricoh MP 5055SP Multifunctionele printer Zeer geschikt voor digitaliseren van documenten A4 & A3 zwart-wit printer Afdrukken, kopiëren en scannen Automatisch dubbelzijdig printen Mobiel printen met volwaardige internetbrowser	Ricoh IM C6000 Intelligente Printer Ideaal voor veeleisende productieomgeving / repro’s A4 & A3 zwart-wit printer Afdrukken, kopiëren en scannen Zeer snel printen tot 60 afdrukken per minuut. 2000-vels boekjesfinisher, professioneel gevouwen boekjes 4300 vellen per papierlade 6 vouwpatronen

Persoonlijk advies over de kantoorprinters van Ricoh Document Center Nijmegen?

Wil jij n.a.v. dit artikel meer weten over de keuze van een zakelijke printer? Neem vrijblijvend contact op met Ricoh Document Center in Nijmegen via info@rdcnijmegen.nl of 024 – 366 09 20. Onze specialisten staan jou graag te woord.

De boekhouding: het hoort er nu eenmaal bij. Tegelijk is het als ondernemer waarschijnlijk niet je favoriete klus. Al het papierwerk consequent ordenen in mappen, bonnetjes terugzoeken die je moest bewaren voor de fiscus… Al bij al kost dit veel tijd.

Stapels papier doorwerken?
Ook op kantoor zelf heb je te maken met papieren documenten. Belangrijke notities, klant- en personeelsdossiers, offertes en facturen: in veel organisaties liggen (nog) stapels papier. Dat kan zorgen voor onrust en inefficiëntie op de werkvloer. Ook wat betreft het beheer van digitale documenten valt er vaak een slag te maken. We horen van ondernemers regelmatig verhalen over een ‘chaotische mappenstructuur’, met tig van mapjes en collega’s die bestanden ‘tijdelijk’ ergens anders opslaan, om ze vervolgens nooit meer naar de juiste map te slepen.

Pogingen om ‘paperless’ te gaan
Dit alles was ook het geval bij de onderneemster in kwestie. Ze had al een paar pogingen gedaan voor een paperless office, maar dat kwam niet van de grond. Ze werd moedeloos bij de gedachte om alles handmatig in te scannen, ordenen én op te slaan.

Documenten digitaliseren

Bij Ricoh Document Center hebben we handige oplossingen om al je documenten wel eenvoudig te digitaliseren. Het enige wat je hoeft te doen is je documenten in te scannen vanaf een printer met een paar speciale functies. Je stelt zelf in waar je de documenten wilt opslaan. Vervolgens zorgt de juiste software ervoor dat alles op de juiste plek komt.

Natuurlijk, als je stapels papier hebt liggen, dan heb je dat niet allemaal in één uurtje gescand. Toch loont het de moeite. Want daarna scan je jouw documenten alleen nog maar per keer. Je wint die eerste ‘scantijd’ dus dubbel en dwars terug.

Overzichtelijk documentbeheer

Heb je eenmaal alles digitaal? Dan wil je dat alles overzichtelijk blijft en eenvoudig doorzoekbaar is, ook na jaren. Hiervoor kan een documentbeheersysteem uitkomst bieden. Dit is een digitaal archief, dat zeer eenvoudig doorzoekbaar is. Hierdoor krijg je meer inzicht en grip op je documentstromen, heb je altijd en overal inzicht én is er geen papieren archief meer nodig.

Tijd besparen
Door documenten te digitaliseren en te kiezen voor een professioneel documentbeheersysteem, bespaar je veel tijd. Dat ondervindt de onderneemster met haar videoproductiebedrijf inmiddels ook. Papieren bonnetjes en facturen? Die scant ze voortaan direct in, waarna ze worden opgeslagen in de juiste map. Zij en haar collega’s hebben hier geen omkijken meer naar. En hebben ze een document na lange tijd weer eens nodig? Dankzij het eenvoudig doorzoekbare archief hebben ze ‘m zo gevonden.

Met de juiste documentoplossingen werken jij en je collega’s dus een stuk prettiger, met méér overzicht. En kan je je richten op dat wat er echt toe doet: jouw business.

Ook prettiger werken, met meer overzicht en minder papier?

De kansen liggen voor het oprapen. Neem vooral eens contact met ons op om vrijblijvend van gedachten te wisselen. We geven graag enkele tips waarmee je tijd en kosten bespaart: 024 366 09 20 / www.rdcnijmegen.nl / info@rdcnijmegen.nl