De workation wint terrein: tips voor een productieve en veilige trip

De workation is de trend van 2022: werken én vakantie vieren tegelijk. Zo blijkt uit  onderzoek onder 7000 respondenten dat 43% een workation overweegt.¹ Reisorganisaties spelen hierop in met boekingsites voor workations, zoals tui-blue.com en werkanties.nl. Hoe faciliteer je een workation als organisatie? Digital services-expert Huib Kolen van Ricoh geeft tips voor een geslaagde workation.

1. Zorg dat je mensen bij de juiste informatie en applicaties kunnen

“Lekker werken vanaf het vakantieadres begint bij snelle toegang tot de juiste documenten, informatie en applicaties. Voor een productieve workation  mogen slimme cloudoplossingen dan ook niet ontbreken.

Denk aan een documentmanagementtool waarin je documenten centraal opslaat en beheert. En van waaruit medewerkers tegelijkertijd samenwerken aan documenten. Informatie inzien, bewerken en delen kan altijd en overal, want alles staat in de cloud.”

2. Houd ’t lichtgewicht

“Werk je met Microsoft 365? Dan is het je vast opgevallen dat je continu moet switchen tussen de applicaties. En lang niet alle apps die je aangeboden krijgt, zijn relevant.

Maak ’t je medewerkers tijdens een workation zo comfortabel mogelijk. Er bestaat software waarmee je een schil om je Microsoft 365-omgeving aanbrengt. Na inloggen heb je via een startportal direct toegang tot de apps en informatie die voor jouw functie relevant zijn. Ook zie je in één oogopslag openstaande taken en ongelezen e-mail.

Zo’n startportal is tot op detailniveau te personaliseren. Een HR-medewerker ziet bijvoorbeeld het actuele verzuimpercentages of verlofaanvragen. Terwijl een financieel manager notificaties kan instellen als een factuur niet op tijd is voldaan.”

3. Voeg een extra factor toe aan je inlogbeveiliging (multifactorauthenticatie)

“Eén keer inloggen en dan direct bij al je applicaties, klinkt natuurlijk goed. Maar verlies hierbij de veiligheid niet uit het oog. Het standaard instellen van multifactorauthenticatie is een essentiële stap naar optimale security. Hierbij voeg je een persoonlijk element toe aan de inlogbeveiliging. Denk aan een code, vingerafdruk of gezichtsherkenning.”

4. Waarborg een veilige internetverbinding

“Ook een veilige internetverbinding is een must. Dit kan door je medewerkers gebruik te laten maken van een VPN-verbinding. Er bestaan handige (online) tools waarmee zij vanaf hun vakantieadres eenvoudig zelf zo’n verbinding opstarten. Een VPN-verbinding verkleint de kans dat hackers bij je gegevens kunnen, ook als je bijvoorbeeld onbedoeld verbinding maakt met het netwerk van een cybercrimineel.”

5. Beknibbel niet op de videovergaderoplossing

“Juist als je collega zich duizenden kilometers verderop bevindt, wil je effectief kunnen communiceren met elkaar. Bezuinig daarom zeker niet op een stevige tool voor videovergaderen. Kies een oplossing met hoogwaardige beeld- en geluidskwaliteit. Kijk in hoeverre de beveiliging is gewaarborgd.”

6. Faciliteer een naadloze internetverbinding

“Hoe goed je videovergadertool ook is: met een haperende internetverbinding, haperen beeld en geluid net zo hard mee. Bied je medewerkers daarom een goede internetverbinding. Dit kan bijvoorbeeld met een dongel met daarin je simkaart, die verbinding maakt met het netwerk van je provider. Zo ben je niet afhankelijk van de wifivoorziening van het vakantieadres. Die vaak te wensen overlaat.”

7. Houd rekening met een eventueel tijdsverschil

“Gaat je medewerker op workation in een andere tijdzone? Maak hem of haar alert op het tijdsverschil. Attendeer hen erop om dit duidelijk in hun out of office te vermelden. Zodat klanten dit weten. En stel uiteraard ook alle collega’s op de hoogte.”

8. Stimuleer een goede werk-privébalans

“Last but not least: benadruk het belang van een goede balans tussen werken en vakantie vieren bij je medewerkers. Naast werken is het belangrijk dat zij genieten van de omgeving en de tijd nemen om tot rust te komen. Maak duidelijke afspraken over bereikbaarheid (wanneer wel, wanneer niet), verwachtingen en werkuren.”