Documentmanagement: vergroot het succes van marketing- en salescampagnes

Om new business te genereren, werken marketing en sales nauw samen. Toch blijkt het in de praktijk vaak lastig om antwoord te geven op de volgende vragen: hoeveel leads heeft de laatste campagne opgeleverd? Wat was de conversieratio tussen MQL (marketing qualified lead) en SAL (sales accepted lead)? Hoeveel van deze leads zijn een opportunity geworden? Hoeveel zijn er geconverteerd in een opdracht van de klant? En: hoe tevreden is de klant over (de levering van) de producten of diensten?

Bestaande businessapplicaties voor marketing- en sales automation (CRM) geven vaak geen goed inzicht in dit geheel. Daarnaast komt het vaak voor dat sales te lang wacht met het opvolgen van een door marketing gegenereerde lead. Het resultaat: de interesse van de klant is al verdwenen voordat er contact met hem is opgenomen. Kortom, er zijn te veel verschillende personen bij een lead betrokken. En er zijn te weinig mogelijkheden om de voortgang van die lead te bewaken.

Wirwar aan informatie

Een ander aandachtspunt is dat marketing en sales vaak verschillende afdelingen zijn. Zij maken dan ook gebruik van verschillende systemen (marketing automation en CRM). Hierdoor ontbreekt het inzicht in het volledige proces. En worden ingevulde formulieren, toegestuurde correspondentie en verkregen informatie op verschillende plaatsen opgeslagen. Deze terugvinden is vaak een tijdrovende klus.

Documentmanagement van Lead to Order

Het staat buiten kijf dat marketing- en salessystemen centraal staan bij de registratie van gegevens. Tegelijk kan het proces goed worden ondersteund met een documentmanagementsysteem. Een voorbeeld:

In een nieuwsbrief, e-mail of artikel vraag je aan potentiële klanten en geïnteresseerden of zij een whitepaper willen downloaden. Het whitepaper biedt handige informatie over jouw producten of diensten. En heeft een mooie call-to-action. Via een link komt jouw (potentiële) klant bij een formulier. Hier kan hij zijn e-mail en telefoonnummer invullen. Daarna krijgt je prospect per e-mail het document toegestuurd.

Het ingevulde formulier start een workflow. Het formulier wordt gearchiveerd en de informatie wordt overgezet naar het marketingsysteem. Tegelijk stuurt het systeem automatisch een mail met het aangevraagde document naar de potentiële klant. Ook die mail gaat het archief in. Op basis van de ingevulde gegevens wordt een accountmanager toegewezen aan de lead. Hij krijgt de taak om de lead na te bellen.

De accountmanager heeft alle documentatie bij de hand bij het bellen. Hij kan zelfs eenvoudig zien of deze lead eerder interesse heeft getoond in een product of dienst. Na het belletje vult de accountmanager een formulier in met een reactie. Was de lead interessant? Is er een afspraak gemaakt? Kan de MQL worden omgezet naar SAL? Is er sprake van een opportunity?

Bewaking van het proces

Tijdens deze eenvoudige documentmanagement workflow bewaak je nauwgezet de doorlooptijden van het proces. Zo krijgt de accountmanager een reminder als er binnen een vooraf bepaald tijdsbestek geen respons is ontvangen over de lead. Bij een te lange doorlooptijd ontvangt de salesmanager een notificatie. Hij kan de lead desgewenst aan een ander toewijzen. Dit kan ook volledig automatisch.

Inzicht en overzicht

Een documentmanagementsysteem biedt ook een realtime overzicht van de status van de verschillende leads in een campagne. In één oogopslag zie je de doorlooptijden, de conversieratio’s en de succesfactor. Je maakt dit eenvoudig inzichtelijk per campagne, per status of per accountmanager.

Succes van de campagne

Veel organisaties hebben te weinig inzicht in het succes van een individuele campagne. Dat is zonde. Want als je weet welk type campagne succesvol is en welke minder, weet je ook welke type campagne je in de toekomst het beste kunt herhalen. Met een documentmanagementsysteem ontdek je welke verbeteringen je kunt doorvoeren in het proces, om het succes van een campagne te vergroten. En zie je de knelpunten die een succesvolle conversie van leads naar order in de weg staan.

Documentmanagement en CRM, een perfecte combinatie

Vul je de bestaande marketing- en salessystemen aan met een documentmanagementsysteem? Dan vergroot je het inzicht in de resultaten van de campagne. Zo stuur je tijdig bij en vergroot je uiteindelijk het succes. Alle gegevens over leads en de uitgevoerde activiteiten staan immers netjes geregistreerd in je systemen. Daarnaast zorgt het documentmanagementsysteem voor een goede bewaking van het proces en het verzamelen van de verkregen informatie, de toegestuurde documenten én de gevoerde correspondentie. Dit alles is met één druk op de knop beschikbaar.

Kortom, wil je meer grip op het proces van lead to order? Overweeg dan de inzet van een documentbeheersysteem. Hiermee heb je inzicht in het complete proces. En vergroot je uiteindelijk de effectiviteit van jouw marketing- en salesafdeling.

Aan de slag: download het stappenplan

Wil je ook aan de slag met documentmanagement? Download het stappenplan waarmee je binnen 90 dagen de documentstromen in jouw organisatie volledig digitaliseert.