E-invoicing: meer gemak en precisie in je finance-proces

E-invoicing moeilijk? Dat lijkt misschien zo. Maar dat hoeft het niet te zijn. Het kan je organisatie juist enorm helpen. Het digitaal uitwisselen van facturen levert je veel efficiency en precisie op voor je finance-afdeling. Maar waar komt het vandaan? En hoe start je ermee? Ik praat erover met Patrick Aben, expert digitale transformatie, in de vierde aflevering van onze podcast DigiFinance.

 E-invoicing is inmiddels een veelgebruikte term in de finance-wereld. Maar wat is het nu precies? E-invoicing:

• is het digitaal uitwisselen van facturen tussen klanten en leveranciers
• bestaat uit factuurdata en een factuurafbeelding
• is een rechtsgeldig document
• kun je gebruiken in geautomatiseerde factuurprocessen
• is géén fax, e-mail, pdf, XML of EDI

De voordelen

E-invoicing levert allereerst een forse tijd- en kostenbesparing op voor je eigen organisatie. En er zijn meer voordelen. Patrick: “Een factuur is een contactmoment met je klant. Je kunt een e-invoice zien als een soort service: jij stuurt je klant de factuurgegevens op zo’n manier dat hij het eenvoudig kan verwerken. De kans is groot dat jouw facturen daardoor eerder worden goedgekeurd. Én ze worden aantoonbaar sneller betaald. Vaak zelfs binnen de 30 dagen betaaltermijn. Daardoor hoef je minder reminders en aanmaningen te sturen.”

De ontwikkeling van e-invoicing

De opkomst van e-invoicing begon eigenlijk al in de jaren ’70 met EDI. Patrick legt uit: “EDI kun je zien als de voorloper van e-invoicing. Ook hierbij was sprake van elektronische uitwisseling van factuurdata. Alleen zat hier geen afbeelding bij, waardoor je het als mens niet kon lezen.”

In 2009 nam de bekendheid van e-invoicing een vlucht. Dat kwam omdat er toen vanuit de overheid werd gepusht om allemaal e-invoicing te gaan gebruiken. Het zou efficiëntie, compliance en kostenbesparing opleveren in de keten. Toch is de realiteit dat vandaag de dag nog geen 20% van de uitgewisselde facturen een e-invoice is, maar dat facturen voornamelijk als pdf via e-mail worden verstuurd.

Overheid als tussenschakel

Patrick gaat verder: “Inmiddels zien we dat de ontwikkeling van e-invoicing door blijft gaan en dat er ook steeds meer in de wetgeving over wordt opgenomen. Heel lang bestond e-invoicing uit het 4-cornermodel. Langzamerhand verschuift dat naar een 5- of 6-cornermodel, waarbij de overheid ook een stap krijgt in het factuuruitwisselingsverkeer. Zo is in landen als Italië e-facturatie al verplicht, om corruptie tegen te gaan.” Dat maakt dat andere landen daar ook iets mee willen gaan doen. Binnenkort is het ook in Frankrijk, België, Polen en Denemarken verplicht.

Veel standaarden

Je zou denken dat – aangezien we er al zo lang mee bezig zijn – er gestructureerde initiatieven bestaan voor e-invoicing. Maar dat valt tegen. Er zijn heel veel standaarden, dus eigenlijk zijn er geen standaarden. E-invoicing verandert zo snel, dat er enorm veel verschillende netwerken zijn. Die gaan weer samen of verdwijnen.

Netwerken en roaming-afspraken

Patrick: “Er is dus afstemming nodig over wat je dan met elkaar uitwisselt. Maar eigenlijk hoeft dat helemaal niet ingewikkeld te zijn. Vergelijk het met telefonie.” Daar ben ik het mee eens. Als ik bel via Vodafone en jij via KPN, kunnen we toch gewoon met elkaar communiceren. Dat komt doordat die netwerken onderling hebben afgesproken dat wij met elkaar moeten kunnen bellen, zonder extra kosten. Zo werkt het ook bij e-invoicing! Patrick voegt daaraan toe: “Je hebt eigenlijk maar één toegangspunt nodig tot de infrastructuur. En verder moet je gewoon goede afspraken maken.”

Het 6-stappenplan

Ben je al overtuigd van het nut van e-invoicing? Mooi! Dan kun je met dit stappenplan zelf aan de slag en e-invoicing implementeren in jouw organisatie.

1. Maak de balans op: is jouw organisatie klaar voor e-invoicing?
2. Stel een businesscase op.
3. Stel een projectplan op en maak een conceptoplossing.
4. Schrijf je implementatieplan en ga testen: start met een kleinschalige pilot.
5. Betrek je stakeholders en ga live!
6. Evalueer je pilot en ga na hoe je meer klanten kunt onboarden.

Aan de slag

Uiteraard sluiten we nog af met een paar laatste tips:

• Ga zelf aan de slag met e-invoicing en ervaar hoe het voor je kan werken.
• Wacht niet af, maar profiteer van de voordelen.
• Wacht niet totdat de rest het ook doet.
• Wacht niet totdat het verplicht wordt vanuit de overheid.

Luister de podcast

Benieuwd naar onze toelichting op het 6-stappenplan? Luister de vierde aflevering van de podcastserie DigiFinance terug. Wil je een melding ontvangen zodra er een nieuwe podcast live staat? Abonneer je dan op ons Spotify-kanaal DigiFinance of laat via dit formulier je gegevens achter om de nieuwe podcasts direct in je mailbox te ontvangen.

Checklist e-invoicing

Benieuwd hoe je succesvol aan de slag gaat met e-invoicing? Download de checklist. Of lees meer uitgebreide informatie over e-invoicing. Ontdek hoe het werkt, wat de voordelen zijn en hoe Maasstad Ziekenhuis al profiteert van e-invoicing.