Structureel hybride werken? 3 uitdagingen en 3 oplossingen

We werken al bijna twee jaar zoveel mogelijk thuis. Als veranderkundige en managing partner bij Veldhoen + Company (grondlegger van Het Nieuwe Werken in Nederland), hoop ik vurig dat we in de toekomst nieuwe (hybride) manieren van werken structureel blijven omarmen. Dit biedt ongelofelijke kansen, maar er zijn ook uitdagingen.

Eerst een stapje terug. Want wat verstaan we onder ‘de nieuwe manier van werken’? We kennen al jaren termen als ‘Het Nieuwe Werken’ of ‘Activity Based Working’. Welke term je er ook aan hangt, het uitgangspunt is altijd dat je mensen de keuzevrijheid geeft om te werken hoe, waar en wanneer ze maar willen.

Empowerment van het individu

Zo’n nieuwe manier van werken bestaat in elk geval uit twee belangrijke componenten. De eerste is empowerment van het individu. Als medewerkers meer vrijheid krijgen om zelf keuzes te maken, leidt dat aantoonbaar tot meer motivatie. De tweede component is tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Iets wat we de afgelopen tijd volop doen.

Hoop: straks écht hybride werken?

Dat hybride werken in een stroomversnelling is geraakt, vind ik positief. Ik hoop dat organisaties dit structureel blijven doen. Ook als we straks weer de vrijheid hebben om terug naar kantoor te gaan. Nu hoor ik je denken: ‘onderzoeken wijzen toch uit dat de meeste medewerkers het liefst een aantal dagen thuis blijven werken?’ En dat is ook zo. Tegelijk leert de ervaring dat het in de praktijk na verloop van tijd soms anders uitpakt.

De uitdagingen

1. Groepsdruk

Een van de uitdagingen is groepsdruk. Stel, jij werkt het liefst 3 van de 4 werkdagen thuis. Je collega’s denken daar anders over en spreken elke dag op kantoor af. Dan is het lastig om daar weerstand tegen te bieden. Dat lukt misschien voor één keer, maar op de lange termijn zwichten de meesten toch voor die ‘groepsdruk’. Je wilt dan niet de collega zijn die fysiek er nooit bij is. En dat is begrijpelijk.

2. Rol van de leidinggevende

Ook leidinggevenden kunnen onbedoeld voor uitdagingen zorgen als het gaat om hybride werken. Want wat vindt die er eigenlijk van als je regelmatig thuiswerkt? Medewerkers zijn geneigd om zich te schikken naar het voorbeeld van hun leidinggevende. Het gaat daarbij niet alleen om wat je zegt, maar ook om wat je laat zien. Als een leidinggevende zelf alle dagen op kantoor is, zijn medewerkers ook geneigd om vaker naar kantoor te komen dan zij zelf misschien het liefst zouden willen.

3. Impact van MT-overleggen

Een derde niet te onderschatten factor is het feit dat veel MT-overleggen op dinsdag en donderdag plaatsvinden. Hier hakken de MT-leden belangrijke knopen door, waarna zij direct de nieuwe projecten verdelen onder de aanwezige medewerkers. Vandaar zijn de dinsdagen en donderdagen de drukste dagen op kantoor. Als je dit in stand houdt, heb je op maandag, woensdag en vrijdag een vrijwel leeg kantoor. Terwijl het er op dinsdag en donderdag veel te druk is. In een hybride situatie is dat niet handig. Zeker niet nu veel organisaties al vierkante meters afstoten ter voorbereiding op hybride werken. Als je de bezetting op kantoor dan onvoldoende spreidt, kom je ruimte tekort.

Mijn adviezen

1. Praat met medewerkers

Natuurlijk zijn er oplossingen voor deze uitdagingen. Mijn eerste advies is: ga het gesprek aan met je medewerkers. Hoe zien zij hybride werken het liefst? En hoe ga jij als organisatie daarmee om? Er zijn onderzoeken gedaan naar organisaties die in tijden dat dit weer kon, hun deuren openende voor medewerkers. Hieruit blijkt dat de organisaties die met hun medewerkers spraken over hybride werken, een voorsprong hebben t.o.v. organisaties die dit niet hebben gedaan.

Piek vlakt wel / niet af
Om dit concreet te maken: in de organisaties die medewerkers betrekken, zie je dat er een piek ontstaat in werken op kantoor zodra de deuren openen. Zo’n 90% van de medewerkers komt dan naar kantoor. Na enige tijd vlakt die piek af naar zo’n  50%. Bij organisaties die het gesprek niet met medewerkers aangaan zien we dezelfde piek. Alleen vlakt die niet af. Ga dus dat gesprek aan met je medewerkers.

2. Train het middle management

Mijn tweede advies is: pak ook de leidinggevenden beet. En dan met name het middle management. Overleg ook met hen: hoe zien zij de nieuwe manier van werken en hoe kunnen zij daar vanuit hun rol het beste vorm aan geven? Train hen in leidinggeven in een hybride organisatie. Managers zijn zoekende naar hun positie en er verandert veel. Begeleid hen in hun vernieuwde rol, waarin zij hun team op afstand moeten managen. Als zij het hybride werken omarmen en uitdragen, volgen de medewerkers vanzelf.

3. Houd rekening met karakters en persoonlijke voorkeuren

Tot slot: wees je ervan bewust dat de karakters en persoonlijke voorkeuren van medewerkers een grote rol spelen bij het doen slagen van hybride werken. Het karakter bepaalt namelijk in belangrijke mate in hoeverre iemand het prettig vindt om online te werken of juist naar kantoor te gaan. Is iemand introvert of juist erg ‘outgoing’? Probeer hier rekening mee te houden en tegelijk balans te vinden. Werkt iemand het liefst 5 dagen op kantoor en weigert hij online te vergaderen? Wellicht komt dit omdat hij de applicaties niet machtig is. Praat hier dan over en train de collega hierin. Zodat online samenwerken zo prettig mogelijk voor diegene wordt.

Balans vinden

Andersom geldt natuurlijk ook: er zijn medewerkers die het liefst nooit meer naar kantoor komen. Ook dat is geen gezonde situatie. Net zoals het uit de tijd is om 5 dagen naar kantoor te gaan, is het ook uit de tijd om elkaar nóóit meer fysiek te ontmoeten. Maar: ken hierbij de karakters en voorkeuren van je mensen en probeer de meest prettige werkvorm voor iedereen te vinden. Samen én in goed overleg.

E-book ‘Werken vanaf nu’: lees alle inzichten en adviezen

Ben je benieuwd hoe je nieuwe manieren van werken tot een succes maakt in jouw organisatie? Download het e-book ‘Werken vanaf nu’. Lees hoe andere organisaties het aanpakken en doe je voordeel met concrete adviezen.